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企业商业秘密保护

上一标题  下一标题   2008/12/9 [收藏]

  (一).传真机使用与商业秘密保护

  1、企业高级管理人配备专用传真机。因为,高级管理人员一般会有单独办公房间,而其他不相关人员不能随意进入其房间,这样,对方在传真时,企业高级管理人员就可以直接收到传真,不需要经过其他中间环节。有时,高级管理人员会让秘书收发传真,但是,对于企业核心商业秘密的文件,我们认为企业高级人员宜直接收发,减少信息传播的不必要环节。

  2、等候收发传真。许多公司职员直接将传真内容传给对方,也不事先通知对方,事后也不确认。即使自己公司的高级管理人员配备了专用传真机,但是,对方很可能是将传真机放在企业公用部位的,如果未经通知直接发传真,那么,该传真件内容很有可能会被对方公司不相关的人员知悉,因此,对于载有企业秘密信息的传真件,应与对方负责人事先联系,要求其亲自或安排人员等候传真件输出。若对方要向自己公司传真的,应事先要求对方,在传真前进行传真确认,让自己公司安排人员等候输出。在输出完毕后,应与对方确认页数及内容,避免对方因传真机意外中断而误以为传真完毕,之后继续传真而无人等候输出。传真机有时也会发生卡纸之类的情况,此时,一定要将传真的坏页也一起带走,因为坏页上也可能有部分传真件内容,不能遗弃。

  3、安排行政人员收取传真。若企业采用将传真机集中置于公共地方的,为防止传真件内容被来往经过的其他不相关人员知悉或其他来收发传真的人员知悉,企业应将传真机放置于近靠行政人员的地方,并要求行政人员如有传真件传过来,应立即收取好传真并交给传真件收件人,这样可以最大限度地减少传真件中间不必要环节。

  4、传真时不可离开。有时传真人员因工作很忙,看到传真页数很多而传真速度又很慢,所以,在启动传真后就直接去忙自己的工作了,估计差不多快传完了再过来;有的人在下班时启动传真,因不愿在传真机旁等候传真完毕就下班了,第二天上班时把传真件拿走。由于传真中间,传真人员不在现场,已传的传真件会散乱在桌面上,其他不相关人员经过或来收发传真会无意中看到传真件的内容,导致泄密,而且此时很难知道泄密事实的发生。因此,即使传真件内容比较多,传真人员也不可中途离开,以免发生泄密事件。

  5、对于企业重要秘密文件可以采用亲手交付。通过传真件传真载有企业秘密的文件,但仍有泄密的可能,如今科技已高度发达,传真过程中也有可能其传真内容被第三方恶意窃取,因此,企业对一些重要文件,不通过传真形式,而采用亲手交付,可以更好地确保企业秘密信息的万无一失。

  (二).打印机使用与商业秘密保护

  1、配备专用打印机。对掌握企业商业秘密的人员特别是企业高级管理人员,配备专用打印机,可以避免打印文件内容被他人知悉。由于信息一旦被不相关人员知悉,就不像电脑删除文件一样简单了,很可能这一信息就会成为要挟公司的砝码或竞争对手的有利武器。

  2、若企业给掌握商业秘密的所有人员全部配备打印机有困难,可以将这些掌握商业秘密的人员的打印机与普通员工的打印机分开,并放置于单独房间。这样可以尽可能的减少不相关人员接触到商业秘密。同时,如果在该房间内配备摄像头,那么,即使商业秘密被不相关人员知悉,也容易查出,这样,对误知悉企业商业秘密人员有警示作用。

  3、若使用公用打印机,先查看公用打印机边是否有不相关人员,若没有,在开始打印后,应立即亲自到打印机旁等候。若有多份文件,多次点击打印会有一定等候时间,宜分别打印。若不愿亲自去等候打印输出,也可以让身边亲近的人替你去等候输出,并告知其保密。对于一些不是很急的文件,也可以选择在中午休息时间或其他人尚未上班或已下班后打印。

  4、有时,打印机会因缺纸而无法正常输出或出现故障,打印人员对这一情况不可置之不顾,应查明原因,确保不使载有商业秘密的文件失控。因为要是打印人员忽略了这一细节,在重新添加纸张或修复后,文件很可能被输出,这时,泄密的危险很高。有些打印人员因文件修改而多次打印,千万要将废弃的打印文件一并收回,不可遗留在打印室或随意抛弃。

  5、对废弃的打印纸不要重复利用。许多企业为了节约,往往使用打印过的纸的背面重复打印,并且有的企业的高层带头使用打印纸背面进行重复打印,企业员工也往往以节约用纸为荣。节约固然是一种好习惯,但节约不当,会给企业造成重大损失。各部门的打印件可能包括客户信息,业务往来信息,财务信息,技术合同信息及其他各式各样的秘密信息,这些都是公司重要的秘密,让不相关的人员知悉会增加泄密的风险。因此,企业应明确规定并要求员工不得用企业废纸重复打印。

  (三).电脑使用与商业秘密保护

  1、设置电脑进入密码。无论是台式电脑还是手提电脑,许多员工包括管理人员,经常在下班后或外出时,将电脑放在公司里,这样,若有不正当想法的员工或其他人,就有可能偷偷打开电脑,查看、拷贝电脑里的商业秘密。因此,存储商业秘密的电脑不设置进入密码会让窃密分子如入无人之境。所以,为了避免他人擅自使用自己电脑而造成泄密,因此,建议企业对所有电脑特别是掌握企业商业秘密的人员的电脑设置密码,这样,其他人即使启动了该电脑,也无法正常进入。还有一种情形企业也应注意,即有的人会暂时离开自己的电脑,有的人会因一时疏忽而忘了关电脑,即使设置了开启密码,他人仍可在这一时间段内进入该电脑。笔者就曾处理过这样的一个案件,有一大公司的销售部经理下午有应酬外出了,但忘了关闭电脑,晚上,一位内部员工用光盘刻录机刻录了其工作电脑中的包括产品设计在内的大量商业秘密。为了防止这一情况,应设置定时锁定电脑程序,即电脑处于不使用状态经过一定时间,电脑会自动闭屏,若要再次使用,电脑会自动要求输入密码,这样,即使暂时离开电脑或因其他原因而未关电脑,电脑在经过一定时间后将处于闭锁状态,他人无法进入该电脑,这样,可以避免窃密者利用这一时间窃取商业秘密。

  2、设置文件进入密码。为了防止企业秘密电子文件被不相关人擅自打开或被窃取等,可以设置文件密码。其作用是凡是要打开此文件,必须输入密码,这样,即使该文件被他人窃取或在传输过程中被不相关人获取等,也不能知悉该文件中的商业秘密内容。

  3、设置文件禁止复制。当企业的商业秘密文件存储电脑中不希望被他人复制时,可以设置禁止复制。这种做法,特别适用于企业高级管理人员及企业存储的重要商业秘密。有些商业秘密内容多且很详尽,单凭头脑是无法记忆的,因此,即使有人在很短时间里草草看了一下,也不能记住全部内容。如果设置了禁止复制,那么,该文件里的商业秘密就不容易被泄露。企业对哪些文件设置禁止复制应有所选择,不宜任意扩大禁止复制的文件范围。

  4、拆除软盘、USB接口及光盘刻录等。现在,商业秘密泄密的重要途径就是用U盘等直接从电脑中拷贝出来带出公司,并且不易被发觉。因此,企业应根据内部工作需要,对凡是不需要上述外接设备的工作人员的电脑,将有关接口予以拆除,防止有人通过上述方法窃取商业秘密。

  5、电脑内容清除。企业经常会有人员流动,比如工作调动,从一部门到另一部门,也可能是员工离职而聘用新员工,因此,单位经常会将以前使用过的电脑安排给员工使用,这可能会泄露商业秘密。因为在使用过的电脑里可能有大量的客户来往信息等商业秘密,如果不予以全部清除,那么后面的员工一般都会带着好奇的心理仔细查看该电脑里的所有文件,这样,商业秘密会增加被泄密的风险。因此,凡是给员工安排工作电脑的,只要不是新电脑,务必要让企业内懂电脑的工作人员清除该电脑中前员工遗留的所有不必要的信息。

  6、设置内部网络应避免包含商业秘密信息。许多企业都设置了内部网络,员工可以便利地获得企业固定格式的材料、经验等,但是,许多企业将公司的客户详细信息等也放在内部网络上,而且也有其他掌握商业秘密的人员为了避免其工作电脑出现意外而将商业秘密信息在内部网络的个人文档中存储,这是很危险的。这样,其他员工很容易通过内部网络获得企业的商业秘密,所以,企业应做到,涉及企业商业秘密的不要放在内部网络上,同时也应教育员工不要将包含商业秘密的文件存储在内网上。

  7、安装电脑操作历史记录程序。安装这一程序的作用是可以保留该电脑中所有的操作的历史记录。如果该电脑中的商业秘密文件被窃取或被他人查看等,就可能通过该历史记录来反映何时被窃取或窃看等信息,这样有助于发现商业秘密泄密事实与查出事实真像,并且还可以作为证据使用。

  (四).网络使用与商业秘密保护

  1、涉密计算机不上网。如今,黑客技术已经达到通过网络侦讯到联网的计算机内的硬盘上的信息,因此,涉密计算机上网,会非常危险。所以,企业应将存储企业的具有核心竞争力的商业秘密及具有重要经济价值的商业秘密的计算机单独置放,不要联接互联网。对于一般的商业秘密,相关人员应注意,若要上网,应事先用U盘等将商业秘密文件全部复制出来,在将计算机内所有商业秘密信息全部删除后再上网。这样,通过涉密信息不上网,上网信息不涉密,防止黑客通过间谍手段窃取企业商业秘密。

  2、限制网络聊天,禁止安装摄像头。很多员工在工作时间喜欢上QQ、MSN等进行网络聊天,由于上述网络聊天都有即时发送文件功能,容易将企业商业秘密通过网络聊天途径泄密,因此,为减少商业秘密泄密的危险,企业应禁止普通员工进行网络聊天。当然有些企业,需要通过MSN联络业务等,企业可以允许特定员工使用 MSN,这样既可以有效保护商业秘密,也可以不影响企业业务发展。企业应禁止安装摄像头,因为通过摄像头不但可以将企业内部的经营活动全部暴露给竞争对手,而且也可以通过直接对准载有商业秘密的文件而泄密。

  3、禁止擅自下载、安装与工作无关的程序。由于有些程序会带有间谍软件,若擅自下载与工作无关的程序,很可能不经意间就被安装了间谍软件,所以,为保护商业秘密,员工不得下载与工作无关的程序。

  4、通过网络监控,监视企业内所有计算机信息传播情况。通过网络发送信息的途径很多,有前面提到的QQ、MSN等,最常见的就是电子邮件。如今企业泄密的重要途径就是通过电子邮件实现的。因此,企业通过监视内部员工的电子邮件,可以最大限度的防止商业秘密泄密。但是,电子邮件涉及到个人隐私及通信自由的法律问题,企业处理不当,不但会引发员工的对立情绪,而且还可能被认定为侵权,所以,企业实施网络监控务必要采取正确的方法。首先,应明确告知员工网络监控情况,让员工对公司的网络监控予以认可与理解,同时,也可以证明企业主观上不具有过错。其次,为员工提供工作电子邮箱,并要求员工一律通过工作邮箱收发邮件,企业有权随时检查,并要求员工不要使用工作邮箱收发个人邮件。若需收发个人邮件,要求其通过个人邮箱。因工作邮箱是企业为工作目的而设立,并且利用的是企业的资源,从法理上讲,企业应有权作出上述要求。因此,企业通过网络监控,可以了解企业内部信息传播的情况,同时,也具有事先约束员工保守商业秘密的效果。

  5、采取加密措施。对于员工使用网络传输涉及商业秘密的文件时,应使用加密计算机程序,取得解密钥匙。信息的被送达人享有该钥匙,进行解密,而取得信息。这种措施对于传送文件、信息途中的窃取、窃听,以及员工因过失按错送达对象按钮,都可以有效保守秘密。

  (五).人才与商业秘密保护

  1、签订竞业限制协议。签订竞业限制的目的是为了防止离职人员使用其掌握的商业秘密与企业进行竞争。但是,企业对于签订竞业限制有诸多误解,认为只要规定在离职后一定年限内不从事与企业竞争的事业就万事大吉了,而不约定补偿金,其实不然。合同应遵循公平、合理的原则,企业若单方面限制离职人员的就业权,而离职人员未从这一义务中得到任何权利,那么,这一规定是不公平的,在实践中,法院一般会认定这样的竞业限制协议无效。既然这样的约定无效,当然不能起到防止商业秘密泄露的作用。另外,有些企业在员工离职时才要求与其签订竞业限制协议,这种做法不利于保护商业秘密。因为离职往往有多种原因,有些员工已与企业产生了矛盾,所以,此时,离职员工一般不会与企业再协商签订竞业限制协议。所以,企业应与离职员工签订一份合法有效的竞业限制协议,同时,应选择在企业录用该离职员工或该离职员工开始掌握企业商业秘密时签订竞业限制协议,避免竞业限制协议无效或无法达成协议而使商业秘密泄露。

  2、企业应做到感情留人、事业留人、待遇留人。企业首先应重视人才;人才一般都有强烈的自我实现的要求,因此,企业应为人才充分发展提供良好的环境;同时,企业应不断提高人才的待遇,运用经济杠竿留住人才。有些企业不断有掌握企业商业秘密的人才流失,而企业没有及时对其自身进行反思,这是很可惜的。因为,从保护商业秘密的角度而言,留住了人才,实际上就是在保护企业商业秘密。

  3、签订长期劳动合同。劳动合同长期化,可以使关键员工产生收益长期化的预期,使得关键员工愿意长期留在企业,为企业服务。因此,签订长期劳动关系合同,有利于建立长期稳定的劳动关系,而长期稳定的劳动关系可以实现保护商业秘密的作用。

  4、使人才成为企业股东。这一方法是通过让商业秘密的发明人,接触、掌握商业秘密的关键员工拥有企业部分股权,成为企业的股东,使之与企业形成荣辱与共、休戚相关的命运共同体。这些人才由于本身就是企业股东,从切身利益出发,一般不会泄露企业商业秘密。

 
 
 
 
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